1. AMAÇ:
Talep edilen belgelendirme ile ilgili başvuru şartlarının belirlenmesi, buna göre başvuruların tarafsız ve adil bir şekilde alınması, değerlendirilmesi, değerlendirme sonuçlarının başvuru sahibine bildirilmesini ve Neta Belgelendirme portala işlenmesi amaç edinmektedir.
2. KAPSAM:
Neta Belgelendirme, Personel belgelendirme kapsamında yapılan tüm başvuru sahiplerinin (bireysel veya tek nokta peşin/teminat) taleplerini kapsar.
3. SORUMLULAR:
Kayıt Kabul Personeli:
Belgelendirilmek üzere başvuru sahiplerinin başvurularını almak ve dekontlarını muhasebeden kontrolünü sağlamak,
Başvuruları ve belge kullanım sözleşmesini Genel Müdür’e onaylatmak,
Genel Müdür tarafından tespit edilen herhangi bir eksiklik veya hata olması durumunda başvuru sahibi ile iletişime geçerek eksiklikleri tamamlatmak,
Başvurusu kabul edilen adayların bilgilerini Neta Belgelendirme’nin portalına işlemek,
Belgelendirme Müdürü:
Başvuruları ve belge kullanım sözleşmesini onaylamak,
4. TANIMLAR ve KISALTMALAR:
Başvuru sahibi: Bir belgelendirme programına, belgelendirilmek için başvuru yapan kişidir.
Aday: Belgelendirme başvurusu kabul edilmiş kişidir.
5. UYGULAMA:
Neta Belgelendirme yetkilendirme kapsamındaki tüm faaliyetlerini başvuru esnasında beyan ettiği adres veya adreslerde gerçekleştirir. Başvuru esnasında Ulusal Yeterliliklerde açıkça belirtilmediği sürece hiçbir şekilde eğitim şartı aranmaz. Adaylar tarafından alınmış olan hiçbir eğitim; değerlendirme ve başarım sürecini etkileyecek faaliyet olarak gösterilemez. Tüm başvurularda başvuru sahiplerinin bilgilerinin gizliliğini garanti altına almak için NB.FR.01 Başvuru Formu ekinde bulunan kişisel verilerin korunmasına ilişkin beyan imzalatılır. Sınav ve belgelendirme sürecine katılmak isteyen kişilerin başvuru formlarını eksiksiz doldurması esastır. Okuma yazması olmayan veya form doldurmaya engel geçerli bir durumu olan kişiler için, Neta Belgelendirme personeli tarafından başvuru formu doldurulur ancak ıslak imza veya onay başvuru sahibi tarafından atılmalıdır. Sınavdan en az 2 gün önce Belgelendirme Müdürü-Kayıt Kabul Personeli tarafından adaylara sınav yerinin tanımı, adresi, tarihi ve saati, sınav yerine ulaşımı, sınavda kullanabileceği araç ve gereçler hakkında bilgilendirme yapılır. Sınava 1 gün kala belirtilen bilgilendirmeler tekrar sms veya telefon yoluyla yapılır. İhtiyaç duyulması halinde adaylar sınav günü tekrar aranarak ayrıca bir adres tarifi yapılır. Toplu olarak yapılacak sınavlarda, sınav alanı merkeze uzaksa Neta Belgelendirme tarafından servis ayarlanır ve adayların sınav alanına ulaşımı sağlanır.
5.1 Bireysel Başvurular:
Başvuru yapmak isteyen kişiler, Neta Belgelendirme Merkez Ofisi’ne gelerek ya da www.netabelgelendirme.com.tr adresindeki başvuru kısmını doldurarak başvuruda bulunabilirler. “NB.FR.01 Başvuru Formu” ve “NB.SÖ.01 Belge Kullanım Sözleşmesi” web sitesi üzerinden yayınlanmış ve başvuru sahiplerinin bilgisine sunulmuştur. İnternet üzerinden yapılan işlemlerde en fazla bir hafta içerisinde ıslak imzalı evrak Neta Belgelendirme ofisine kargo yapılmalıdır. Kayıt Kabul Personeli, ofise gelerek başvuru yapan adaylara teşvik hakları, performans sınav ölçme değerlendirme kriterleri (BY, BÖ vb.), kritik adımlar, kapsam genişletme, birim birleştirme, sınav kuralları, belge geçerlilik süresi, gözetim süreçleri(varsa), belge yenileme konularında bilgilendirme yapar. Başvuruların alınmasından Kayıt Kabul Personeli sorumludur. Alınan başvurular başvuru formu ile Genel Müdür tarafından gözden geçirilir.
Başvuruda; İstenilen belgenin kapsamı, Belgelendirme türü, Başvuru sahibinin belgelendirme şartlarına uymayı kabul ettiğine ve değerlendirme için gerekecek her türlü bilgiyi sağlayacağına ilişkin beyan, Başvuru sahibi hakkında tanınmasını ve ulaşılmasını sağlayacak genel bilgiler bulunur. Ayrıca adayın kendisinden alınan IBAN numarası kendi adına olmak zorundadır. Bir IBAN numarası iki aday için sisteme kaydedilemez.
Başvuru değerlendirilirken iki durum söz konusudur; Başvuru kabul edilir, Başvuru gözden geçirilirken başvuru sahibinin bilgileri incelenir, NB.FR.01 Başvuru Formunun altında bulunan değerlendirme formuna işlenerek onaylanır ve aday statüsü kazanması sağlanır.
Başvuru sahibinin şartları sağlamadığı tespit edilir, NB.FR.01 Başvuru Formunun altında bulunan değerlendirme bölümüne işlenerek başvuru reddedilir.
Başvuru değerlendirilirken kişinin varsa, MYK Ulusal yeterliliklerde belirtilen ön yeterliliklere sahip olup olmadığı kontrol edilecektir. Başvuru sahibi öncesinde yapmış olduğu Ulusal Yeterliliklere ait sınav faaliyetlerini Neta Belgelendirmeye beyan etmekle sorumludur. Ulusal yeterliliğin talep ettiği koşullar dışında başvurunun alınması sırasında başkaca bir eğitim, öğretim, mensubiyet veya aidiyet bilgisi istenemez. Başvuru sahibine web adresinde ilan edilen fiyatlar hakkında bilgi verilir. Kendisine başkaca bir mali yükümlülük getirilmeyeceği bildirilir. Ek maliyet gerektiren durumlarda adaya gerekli bilgiler verilir ve ek ödemeler başvuru aşamasında yapılır. Ek maliyet gerektiren ve yöntemler aşağıda tanımlanmıştır:
Başvuru sahibi okuma-yazma talebinde bulunuyorsa ve ulusal yeterlilikte ayrıca belirtilmemesi ya da kritik başarım ölçütleri okuma-yazma gerektirmemesi halinde adayın sınavının gruptan ayrı sözlü olarak sürdürülecek şekilde okutman desteği ile gerçekleştirilebileceği için başvurusu onaylanır. Bu tarz durumlarda Neta Belgelendirme personeli kullanılır ve ek ücret talep edilmez. Dışarıdan destek alınması gerekirse alınacak hizmet bedeli başvuru sahibine yansıtılır. Başvuru sahibi tarafından kabul edilmemesi halinde Genel Müdür onayı ile başvuru reddedilir.
Farklı bir dile veya işitme engeline sahip adayların başvurusunun kabul edilebilmesi için adayın yeminli tercüman ücretini ve çeviri masraflarını karşılaması gerekir. Bu bilgi kendisine başvuru aşamasında verilir. Başvuru sahibi tarafından kabul edilmemesi halinde Genel Müdür onayı ile başvuru reddedilir.
5.2 Tek Nokta Başvurularının Yapılması:
3. kişi veya kuruluşlar toplu olarak çalışanlarının veya sektör çalışanlarının MYK tarafından belirlenen kurallar dâhilinde sınav ücretlerini Neta Belgelendirmeye toplu olarak ödeyebilirler. Tek Nokta Başvurusu ile yapılan sınavlarda başarılı olan adaylar için sınav ücreti iadeleri Bakanlar Kurulunun belirlemiş olduğu üst limit dâhilinde Neta Belgelendirme tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa yapılır. Tek nokta başvurularının yapılabilmesi için asgari on (10) kişi olması gerekmektedir.
Neta Belgelendirme tarafından, EK-1(Tek Nokta Başvuru Formu)’de yer alan ve üçüncü kişi veya kuruluş tarafından imzalanmış form, bu formda bildirilen IBAN numarasına iade edilen sınav ücretine ilişkin ödeme dekontu, ödeme yapılan tarihten itibaren 72 saat sonra alınan ve bu tarih aralığını gösteren banka hesap ekstresi teşvik listeleri ile birlikte MYK Portalına Belgelendirme Müdürü-Kayıt Kabul Personeli tarafından yüklenir. MYK Portalına yüklenen imzalı form, ödeme dekontu, banka hesap ekstresi incelenerek Portal üzerinden ödeme onayı verilir. Bu evrakın asılları denetimlerde ve ihtiyaç halinde incelenmek üzere Neta Belgelendirme kayıtlarında NB.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilen süreler kadar saklanır. MYK ödeme onayı verildikten sonra, teşvik kapsamındaki ücret iadelerini toplu olarak Neta Belgelendirme hesabına yapılır. Tanımlanan bu işlem MYK tarafından teşvik yayınlandığı zaman gerçekleştirilir.
Neta Belgelendirme kendisine yapılan toplu başvurular için 60 gün içerisinde sınav programı düzenler ve NB.PR.09 Sınav Prosedürüne uygun olarak gerçekleştirir. Sınav sonrasında başarısız olan adaylara 90 gün içerisinde ikinci bir sınav açılır. Açılacak olan sınav için başarısız olmuş tüm adaylara önceden bilgilendirme yapılır. Sınava girebilecek aday sayısı sınavdan başarısız olmuş aday sayısının %50 oranı altındaysa sınav iptal edilir ve sonrası için uygun bir sınav programı ayarlanır.
5.3 Teminat Gösterilmesi Suretiyle Başvuru:
4734 Sayılı Kamu İhale Kanunun 34'üncü maddesinde belirtilen değerler üçüncü kişi veya kuruluş tarafından tek nokta başvurusunda belirtilen sınav ücretine karşılık teminat olarak gösterilebilir. Teminat tutarı üçüncü kişi veya kuruluş tarafından karşılanacak toplam sınav ücreti tutarından düşük olamaz.
Teminat gösterilmesi suretiyle başvuruda teşvikten yararlanmaya hak kazanan kişilere ilişkin olarak MYK’ye iletilen listelerde üçüncü kişi veya kuruluşa değil sınavı gerçekleştiren Neta Belgelendirmeye ait IBAN No bildirilir. MYK teşvik kapsamındaki ücret iadelerini bildirilen Neta Belgelendirme hesabına yapar. Sınav ücretlerinin üçüncü kişi veya kuruluş tarafından Neta Belgelendirmeye teminat olarak gösterilmiş olması durumunda sınavlarda başarılı olanların ücretlerinin Neta Belgelendirmeye ödenmesine ilişkin teminat veren üçüncü kişi veya kuruluş tarafından verilecek EK-2’de yer alan kısmi muvafakatnameye istinaden MYK tarafından bu kişilerin sınav ücretleri Neta Belgelendirmeye ödenir. Bu durumda ödeme yapılan miktar kadar teminat iade edilir. Tüm sınav haklarını kullanmış ancak başarılı olamamış kişilerin sınav ücretleri ile başarılı olmuş kişilerin MYK tarafından Bakanlar Kurulu Kararı ile belirlenen ödenebilecek limitlerin üzerindeki miktarlarına ilişkin tutarlar üçüncü kişi veya kuruluş tarafından Neta Belgelendirmeye ödenir. Teminat Neta Belgelendirme tarafından üçüncü kişi veya kuruluşa iade edildiğinde durum kuruluş tarafından EK-3’de yer alan muvafakatname ile imza altına alınır. Muvafakatname Neta Belgelendirme tarafından MYK Portalına Belgelendirme Müdürü-Kayıt Kabul Personeli tarafından bildirilir. Teminatın alınması ve iadesine ilişkin kanıtlar NB.PR.02 Kayıtların Kontrolü Prosedüründe belirtilen süreler kadar saklanır.
Üçüncü kişi veya kuruluş tarafından EK-1 Formu ile beyan edilmiş kişilerin, ayrıca NB.FR.01 Başvuru Formunu bireysel olarak imzalaması gerekmektedir. Tek Nokta Başvurusu yapıldıktan sonraki süreç-sınav programının yapılması işlemleri PR.09 Sınav Prosedüründe belirtildiği şekilde gerçekleştirilir.
